Microsoft Software License Audit a.k.a. „blauer Brief“

bsa

Wenn ein Unternehmen einen sog. blauen Brief (in Form einer blauen Excel-Tabelle per E-Mail) erhalten hat, sollte man keinesfalls der Aufforderung nachkommen und damit eine etwaige Unterlizenzierung durch Ausfüllen der Tabelle beweiskräftig zugeben. Dies kann u.U. Strafzahlungen nach sich ziehen. Auch der Empfehlung, einen vorgeschlagenen Microsoft-Partner zum Audit hinzuzuziehen sollte man nicht folgen.

Falls eine Unterlizenzierung tatsächlich vorliegt, kann man diese durch Erwerb der fehlenden Lizenzen aus der Welt schaffen. Hierzu kann man sich eines Beraters des Vertrauens bedienen, der die Komplexität durch Virtualisierung und Private-Cloud-Strukturen durchschaut und korrekte Empfehlungen ausspricht. Wenn der Lizenzstatus überprüft und korrigiert wurde, kann man die Liste ausgefüllt an Microsoft zurücksenden.

Einfach ignorieren sollte man die Aufforderung durch Microsoft jedoch nicht. Das Unternehmen kann einen externen Wirtschaftsprüfer mit dem Audit beauftragen, dessen Ergebnis bei negativem Ausgang durchaus zur privatrechtlichen Haftung des Geschäftsführers bzw. Inhabers führen kann, da in diesem Fall von einem Vorsatz ausgegangen wird.

Das Risiko, einem Audit zu begegnen ist übrigens deutlich gestiegen, nachdem die BSA (Business Software Alliance) dazu übergegangen ist, eine „Belohnung“ für Hinweise auf unlizenzierte Software auszuschreiben und in einem (sehenswerten) Video auf ihrer Homepage unzufriedene Mitarbeiter ermuntert, ihren Arbeitgeber zu denunzieren.

 

https://www.microsoft.com/sam/de/de/default.aspx
http://www.bsa.org